舉辦會議的各方都希望能有更多的參會者，他們歡迎一切老客戶和新的潛在客戶來參加會議。在吸引參會者方面，這里有幾點值得借鑒：

　　會前準備充分

　　會前準備對于會議的成功舉辦有著非常重要的作用。
　　第一，會議前必須首先對會議的目的有清楚地了解，與會各方達成共同明確的目標，或吸引更多參會者，或獲取更多利潤，或二者兼有。
　　第二，確定會議成功的標準，即參會者和利潤的增長率達到什么程度才能算是會議的成功?
　　第三，對市場要有很好的定向，當然不可采用一種籠統的調查方式。
　　第四，突出會議亮點，關注客戶需要。
　　第五，了解客戶期望獲得交流的方式，是通過郵件、電話還是傳真?
　　第六，與一些有聲望的作家和設計者合作，使得媒體報道更為符合觀眾期望。
　　第七，培訓所有工作人員，提升他們各方面的素質與能力。
　　第八，在舉辦方出版的刊物和相關網站上作廣告。
　　第九，相關的公關規劃很有必要。

　　會議內容新鮮

　　確保會議的內容新鮮，又是觀眾最需要了解的。在分組會議中，要提供行業同仁之間面對面的交流的機會;討論針對行業問題的商業解決方案;為參會者提供與行業專家交流的機會。

　　吸引參會戰略到位

　　要全面并積極地介紹會議發展前景;提前并經常提醒有參會意向的觀眾;提供以往參會觀眾的書面感謝;個性化郵件和信件通知;要主題鮮明;相關滿意保證制度也需確定。

　　多種方式吸引以往參會者

　　提供參會折扣給以往參會者及其陪同者;為他們提供秘書專屬服務和贈券等;網上輕松注冊;允許以往參會者查看參會名單。

　　邀請重量級嘉賓

　　邀請重量級嘉賓也是吸引更多參會者的一個手段。

　　Pri-Med公司曾為其六大區域會議及展會如何吸引更多觀眾而傷透腦筋。在近期舉辦的一次會議上，公司推出了一項主題演講嘉賓計劃，來吸引更多的觀眾。

　　首先，Pri-Med找到了一位通過對DNA研究而在現代醫學領域獲得諾貝爾獎的科學家，并邀請他做會議的主題演講。

　　接著，在科學家正式露面之前，公司先舉辦了兩個全國性新聞發布會，對科學家所取得的重大成就進行了詳細介紹。

　　然后，50000 個有參會意向的人都收到了一張關于會議簡介的卡片，這樣他們就會更多地注意，并懷有極大的興趣來聽科學家的演講。同時，5000名已注冊的參會者和15000 未注冊的目標參會者都收到了個性化郵件。

　　最后，這位科學家的照片、個人和演講介紹在會議現場都得以體現。

　　結果是顯而易見，Pri-Med的努力取得了成功，這次會議的參會者達到了空前之多。盡管有一定數量的參會者是沖著這位科學家來的。